【26,27卒】インターンで使える企業に対するメールマナーについて解説｜新卒採用

2021年6月29日2024年5月16日

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インターンシップでは色々なシチュエーションでメールを書くことがあります。
しかし、学生時代に企業とメールのやり取りをした事がないという学生も多いはず。

今回は例文を使いながら、メールの基本マナーを徹底解説します！

はじめに

インターンシップに参加する際、企業とメールでやり取りする機会があると思います。なかには、ビジネスメールの書き方が分からず、困っている就活生もいることでしょう。

そこで今回は、インターンで使えるメールマナーを詳しく解説します。後半では例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

インターンのメールを作成する前に！まずは基本を押さえましょう

メールの書き方の基本について解説していきます。メールは宛先、件名、本文、署名の4つの要素で構成されています。件名には用件を記載しますが、メールの内容が分かるタイトルを考えるのがポイントです。用件のほか、自身の名前も入力しましょう。

本文には「宛名・あいさつ・内容・締め・署名」の5つを記載する必要があります。宛名にはインターンシップでお世話になる予定の企業名、担当者の部署名と名前を書きます。もし担当者の方の名前が分からない場合は、「インターンシップご担当者様」と記載しておきましょう。

その後改行を入れて、あいさつ文を入れます。あいさつ文には、「お世話になっております」と記載します。しかし、初めてメールを送る際は、「初めてメールをお送りいたします」「はじめまして」といった文章をあいさつ文に使いましょう。

あいさつ文の次に自身の大学名や氏名を入力し、本題に入ります。伝えたい内容を書き終えたら、「よろしくお願いいたします」といった締めのあいさつと、署名を入れます。

メールの最後に入れる署名について

メールの最後に入れる署名は、氏名、大学名、連絡先といった情報を入れて作成します。いろいろな記号を使わずに、シンプルに仕上げるのがポイントです。以下の例を参考にして、署名を作ってみましょう。

【署名の例】

**********************************
山田花子
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

ビジネスメールにおける基本的なマナーとは？

ここでは、上記以外のビジネスメールにおける基本的なマナーをご紹介します。

上記の基本を踏まえて作成したメールを企業に送信後、返事が返ってきたらすぐに返信するのがポイントです。なるべく24時間以内に返事を返すようにしてください。ただし、メールを返すタイミングに注意し、早朝や深夜の返信は避けた方が良いでしょう。

企業からのメールを返信する際は、件名に”Re”と記載されていると思いますが、このReを消さずにそのまま返信してください。また、件名の文章は変えずに返信しましょう。なぜなら、返信する度に件名を変えると、後で検索しづらくなるからです。

本文を書く際は、相手が分かりやすいと思える文章を作成するのがポイント。長文になる際は改行したり、箇条書きなども取り入れたりして、すぐに内容を把握してもらえるメールを作成しましょう。

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インターンのメール例文集（シチュエーション別）

ここからは、インターンのメール例文集を紹介します。シチュエーション別に3つの返信例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

インターンの合格通知メールに返信する場合

企業から合格通知のメールが届いたら、それに対して返事をするのがマナーです。したがって、人事担当者を宛先にして合格通知への返信メールを送りましょう。

なお、ビジネスマナーを踏まえたメールを送ることで、担当者の方に魅力的な人材だと思ってもらえます。先ほどお伝えしたビジネスメールの基本やマナーを頭に入れつつ、以下の例分を参考にしてメールを作成してみてくださいね。

【例文】

件名：インターンシップ採用のお礼（〇〇大学　山田花子）

〇〇株式会社
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田花子と申します。

この度は、貴社のインターンシップの選考結果をご連絡いただき、
ありがとうございました。

面接の際は、担当してくださった皆様方のお人柄の温和さや、
貴社の雰囲気の良さに強く魅力を感じました。
そのため、是非とも参加させていただきたいです。

ご指定いただきました〇月〇日に、貴社一階受付にお伺いします。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

**********************************
山田花子
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
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インターンの日程を変更したい場合

インターンの申し込み後に日程を変更したい場合は、日程調整依頼のメールを送ります。日程の変更を希望する際は、できるだけ早めに連絡するのがマナーです。体調不良などやむを得ない事情でインターン当日に日程調整の連絡する際は、メールではなく電話で連絡してください。

インターンの日程変更の申し出は、企業にとって失礼なのではないかと思っている就活生も多いかもしれません。しかし、企業側も就活生が多忙な日々を送っていることを把握しているので、マイナス評価にはならないでしょう。

ただし、日程変更のお願いができるのは1度だけです。何度も変更依頼をすればあなたに対する評価が下がってしまうので、注意してください。

【例文】

件名：インターンシップの参加日程変更のお願い（〇〇大学　山田花子）

〇〇株式会社
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田花子と申します。

先日はインターンシップの日程のご案内いただき、ありがとうございました。
実は、ご提示いただきました日程では都合がつかないため、
日程を変更していただけないか確認したくご連絡いたしました。
お手数ですが、別の日程に変更していただけませんでしょうか。

こちらの都合でご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

**********************************
山田花子
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

インターンへの参加を辞退したい場合

就活生は企業の説明会への参加や履歴書の提出、大学の授業などで忙しく過ごしています。したがって、どうしてもインターンへの参加を見送らなければならない状況になってしまうこともあるでしょう。

その際は、インターンへの参加を辞退する旨を、企業に連絡しなければなりません。なるべく早めに連絡するのがポイントです。以下で紹介する例文を参考にして、すぐにメールを送信しましょう。

なお、インターンの辞退は、企業によっては選考に悪影響を与えるケースもあります。辞退することで特別選考になれるといった機会を失うことにもなりますので、安易に辞退しないよう注意してください。

【例文】

件名：3月25日のインターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学　山田花子）

〇〇株式会社
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田花子と申します。

この度は、3月25日に開催されるインターンシップへの参加案内をいただき
ありがとうございました。

実は、一身上の都合により参加が難しくなったため、
辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重な機会をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

**********************************
山田花子
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
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