【26,27卒】OB訪問のメールの書き方（依頼・返信・お礼まで）│新卒採用

2021年6月30日2024年5月16日

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OB訪問をする上で避けては通れないメールの文面作成。
今回の記事では、パターン別に分けた例文と共に、絶対に知っておくべきメールのマナーをご紹介します。
メールでのやり取りから、良い印象を持ってもらいましょう！

はじめに

OB訪問を実施したいものの、先輩へのメールの書き方が分からず困っている就活生も多いことでしょう。

そこで今回は、メールの基本的な書き方と、シチュエーション別にOB訪問メールの例文をご紹介します。例文を参考にすることで、ビジネスマナーを踏まえた礼儀正しいメールを作成できますよ。ぜひ参考にしてみてください。

メールの基本

まずはメールの基本について解説していきます。メールは以下の要素によって構成されます。

・宛先
・件名
・本文
・署名

OB訪問のメールを作成する際は、宛先にOB訪問相手のメールアドレスを入力し、件名には用件と名前を、大学名を記載します。

本文には「宛名・あいさつ・内容・締め・署名」の5つの要素を盛り込んでください。宛名にはOB訪問する先輩の企業名・部署名・名前を記載し、あいさつ文を入れます。次に、内容を入力し、「よろしくお願いいたします」といった締めのあいさつを述べて、署名を記載します。

なお、メールはOBの先輩の就業時間内に送るようにしましょう。先輩からメールが返ってきた際は、すぐに返信するようにしてください。

メールの最後に記載する署名とは？

締めのあいさつの後に記載する署名とは自分の名前、大学名、連絡先などが書かれたものです。
署名を作成してテンプレート化しておけば、何度も作らずに済みますよ。以下の例を参考にして署名を作り登録しておきましょう。

【署名の例】

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

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メール例文集（シチュエーション別）

ここでは、シチュエーション別に例文をご紹介します。メールの書き方が分からないとお悩みの方は、以下の例文を参考にしながらOB訪問に関するメールを作成してください。

OB訪問を依頼する場合

OB訪問を依頼する場合のメールの例文を紹介します。件名には「OB訪問のご依頼」といった分かりやすいタイトルをつけましょう。

初めてメールを送る場合は、「はじめまして。突然のメール失礼いたします」「初めてメールをお送りいたします。」といったあいさつ文を入れ、本文にはOB訪問相手の企業や業界に興味を持った理由や、OB訪問の希望日時を盛り込みましょう。

【例文】

件名：OB訪問のご依頼（〇〇大学　山田太郎）

〇〇株式会社
海外営業部　〇〇課
〇〇〇〇様

はじめまして。突然のメール失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

この度は、（紹介者名）から〇〇様のご連絡先を紹介していただき、OB訪問のお願いでご連絡を差し上げました。

私は大学やアメリカ留学で培ってきた英語力を活かせる仕事に就きたいと思っているため、海外営業に興味があります。
そのため、ぜひ〇〇様にお話を伺いたくご連絡いたしました。

つきましては、下記日程でご都合のよろしい日時はございますでしょうか？

・3月1日（火）10:00～19:00
・3月2日（水）10:00～17:00
・3月4日（金）10:00～20:00

もし上記日程のご都合がつかない場合は、別の日程を提案させていただきます。

お忙しいところ恐縮ですが、お返事をいただければ幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
**********************************

OB訪問を受け入れてもらえた場合

つづいて、OB訪問を受け入れてもらえた場合のメールの例文を紹介します。初めてのメールではないので、あいさつ文は「お世話になっております」といった文章を入れると良いでしょう。

【例文】

件名：3月1日（火）のOB訪問につきまして（〇〇大学　山田太郎）

〇〇株式会社
海外営業部　〇〇課
〇〇〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎です。

この度は、OB訪問をお引き受けいただきまして、誠にありがとうございます。
3月1日（火）の11時にご指定いただいた場所にお伺いいたします。
当日何かありましたら、
私の携帯電話（080-xxxx-xxxx）にご連絡いただければと存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
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OB訪問を断られた場合

OB訪問の依頼を断られるケースもあります。しかし、断られたからといって、先輩からのメールに返信しないのは良くありません。以下の例文を参考にしながら返事をするようにしましょう。

なお、メールを送る際は感謝の気持ちとともに、「もし機会があれば話を聞かせていただきたい」といった内容も本文に盛り込むのがポイントです。先輩から話を聞きたい旨を再度伝えておくことで、先輩に時間が出来た際、連絡が来るかもしれません。

【例文】

件名：OB訪問のご依頼に対する返信のお礼（〇〇大学　山田太郎）
〇〇株式会社
海外営業部　〇〇課
〇〇〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎です。

この度は、OB訪問につきましてご返信をいただきありがとうございました。
ご予定がつかないとのこと、承知いたしました。
突然のお願いにもかかわらずご検討いただき、心から感謝しております。

また別の機会にお話を伺えれば幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
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OB訪問後にお礼を伝える場合

OB訪問後にはお礼のメールを送りましょう。メールには、自分のために時間を割いてくれた感謝の気持ちを記載するのがポイントです。なお、メールはその日の夜か、遅くとも翌日の午前中までには送るようにしましょう。

【例文】

件名：OB訪問の御礼（〇〇大学　山田太郎）

〇〇株式会社
海外営業部　〇〇課
〇〇〇〇様

お世話になっております。
OB訪問でお伺いしました〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎です。

本日はご多用のところ、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

〇〇様の海外出張での体験や、顧客からの値引き交渉についてのお話は大変勉強になりました。

また、貴社の新たな魅力も発見しましたので、
貴社を第一志望として就職活動に取り組んでいきたい気持ちが強まりました。
今後、貴社の選考を突破するために精進して参ります。

貴重なお時間をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
引き続き相談に乗っていただけると幸いです。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

**********************************
山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
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就職活動が終了した場合

最後は、就職活動が終了した際に送る内定報告メールの例文のご紹介です。メールを送信する際は、先輩があなたのことを思い出しやすいよう、OB訪問した日程を記載しておくと良いです。

なお、OB訪問相手の勤める企業に就職が決まった際はもちろんですが、別の会社に決まった際もメールを送るようにしましょう。なぜなら、先輩は自分の時間を割いて、あなたにとって有益な話をしてくれたからです。内定報告メールでは、お礼の気持ちを忘れずに伝えるようにしましょう。

【例文】

件名：進路内定のご報告とお礼（〇〇大学　山田太郎）

〇〇株式会社
海外営業部　〇〇課
〇〇〇〇様

お世話になっております。
3月1日にOB訪問で〇〇様からお話を聞かせていただきました、
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎です。

その節は貴重なお話を聞かせていただき、誠にありがとうございました。

この度はお世話になった〇〇様に、
貴社に内定をいただきましたことをご報告したくご連絡いたしました。

この度、無事内定をいただくことができたのは、
〇〇様からいただいたアドバイスのおかげだと思っています。
心より感謝申し上げます。

またお会いできる日を楽しみにしております。
今後ともお力添えの程、何卒よろしく願い申し上げます。

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山田太郎
△△大学〇〇学部■■学科4年
携帯電話：080-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxx.co.jp
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